Schnellere Verarbeitung & Skonto nutzen
Rechnungen werden sofort verarbeitet und freigegeben –
Skontofristen werden zuverlässig eingehalten und Liquiditätsvorteile realisiert.
Rechnungsverarbeitung automatisieren mit KI
(Purchase-to-Pay)
Automatisieren Sie Ihre Eingangsrechnungen end-to-end: Mit OCTOidp erfassen, prüfen und verbuchen Sie Rechnungen inklusive Positionen – schnell, fehlerfrei und integriert in Ihr ERP.
Warum die Rechnungsverarbeitung automatisieren?
In vielen Unternehmen gehen täglich zahlreiche Rechnungen über unterschiedliche Kanäle ein – per E-Mail, als PDF, über E‑Invoicing-Plattformen oder noch in Papierform. Jede Rechnung muss erfasst, geprüft, abgeglichen und verbucht werden. Dieser Prozess ist häufig zeitintensiv, fehleranfällig und stark manuell geprägt: Rechnungsdaten werden händisch erfasst, Positionen einzeln geprüft, Abgleiche mit Bestellungen manuell durchgeführt und Freigaben können sich durch Medienbrüche verzögern. Fehlerhafte oder verspätete Bearbeitung hat direkte Folgen: Skonto-Fristen werden verpasst, Zahlungen verzögern sich, Compliance-Risiken steigen und die Transparenz im Prozess fehlt.
Kurzum: Ohne Automatisierung wird die Rechnungsverarbeitung schnell zum Engpass für Effizienz, Kostenkontrolle und Liquiditätsmanagement.
Die Lösung: End-to-End automatisierte Rechnungsverarbeitung. Mit der KI-basierten Rechnungsverarbeitung von OCTO & OCTOidp automatisieren Sie den gesamten Prozess – von der Erfassung bis zur Buchung. Damit werden Eingangsrechnungen automatisch erkannt, verstanden und verarbeitet – schnell, sicher und skalierbar.
Das traditionsreiche Familienunternehmen AJ & RG Barber Ltd hat seine Rechnungsverarbeitung grundlegend transformiert: Mit der KI-basierten Automatisierung von OCTOidp werden Eingangsrechnungen heute deutlich schneller, präziser und vollständig digital verarbeitet. Manuelle Aufwände entfallen, Prozesse werden transparent – und das Finanzteam gewinnt wertvolle Zeit für strategische Aufgaben.
Digitale Rechnungsverarbeitung mit OCTO: So funktioniert’s
End-to-End Rechnungsverarbeitung mit OCTO & OCTOidp – der OCTO-Ansatz in drei Schritten
Collect – Erfassen & Normieren
Alle Rechnungen werden unabhängig vom Eingangskanal zentral erfasst – ob als E-Mail-Anhang, PDF, E-Invoice oder Scan. Dabei sorgt die automatische Dokumentenerkennung und Klassifikation dafür, dass jede Rechnung korrekt zugeordnet wird. Anschliessend werden die Dokumente in ein einheitliches digitales Format überführt und auf Lesbarkeit sowie Vollständigkeit geprüft.
Ergebnis: Alle Rechnungen stehen strukturiert und bereit für die Verarbeitung.
Understand – Verstehen & Extrahieren
Im Schritt Understand analysiert die KI-Komponente OCTOidp alle eingehenden Rechnungen und extrahiert automatisch die relevanten Daten wie Kreditor, Beträge, IBAN oder Rechnungsnummer. Dabei werden auch Positionsdaten zuverlässig verarbeitet und die Dokumente intelligent klassifiziert. Selbstlernende Modelle sorgen für eine kontinuierlich hohe Erkennungsqualität. Ergänzend prüfen regelbasierte Mechanismen die Daten auf Konsistenz und Vollständigkeit, sodass nur valide Informationen in die weiteren Prozesse gelangen.
Ergebnis: Strukturierte, geprüfte und valide Rechnungsdaten.
Act – Prüfen, Abgleichen & Verbuchen
Im Schritt Act erfolgt die automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen. Dabei werden Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen (3-Way-Matching). Bei Bedarf können Rechnungen auch regelbasierte Freigabeschritte durchlaufen und erhalten automatische Buchungsvorschläge. Anschliessend werden die Daten nahtlos an ERP- oder Finanzsysteme übergeben und revisionssicher archiviert. Bei Abweichungen erstellt das System automatisch Aufgaben für Mitarbeitende und liefert klare Hinweise zur gezielten Nachbearbeitung.
Ergebnis: Ein vollständig gesteuerter, transparenter und effizienter Rechnungsprozess.
Technologie & Integration:
Die Lösung basiert auf der End-to-End-Automatisierungsplattform OCTO, die Intelligent Document Processing mit OCTOidp und Prozess-Orchestrierung kombiniert. Dank No-Code- und Low-Code-Ansätzen lassen sich Anpassungen schnell umsetzen, während die Integration über APIs, E-Mail und Standard-Schnittstellen nahtlos in bestehende IT-Landschaften erfolgt. Die Lösung ist kompatibel mit ERP-Systemen wie SAP, Abacus oder Dynamics sowie mit DMS-, Archiv- und Finanzsystemen.
Bestehende Systeme werden dabei gezielt erweitert, nicht ersetzt.
Ihre Vorteile mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung
Höhere Qualität & weniger Fehler
Automatisierte Datenerfassung reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehler.
Validierungen sorgen für konsistente und korrekte Daten.
Volle Transparenz & Compliance
Alle Prozessschritte sind digital nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Datenschutzvorgaben (DSG/DSGVO) werden eingehalten, klare Verantwortlichkeiten sorgen jederzeit für volle Transparenz.
Skalierbarkeit & Effizienz
Steigende Rechnungsvolumen werden problemlos verarbeitet – ohne zusätzliches Personal.
Nahtlose Integration
Bestehende Systeme bleiben erhalten und werden intelligent ergänzt.
Automatisierung fügt sich in Ihre IT-Landschaft ein
Entlastete Buchhaltung
Die Buchhaltung wird spürbar entlastet, da zeitaufwändige Routineaufgaben wie Datenerfassung, Abgleich und Weiterleitung vollständig automatisiert werden. So gewinnen Mitarbeitende wertvolle Zeit für anspruchsvollere und wertschöpfende Tätigkeiten.
Praxisbeispiel Globus: Rechnungsverarbeitung neu gedacht
Nach der IT-Neuaufstellung setzt Globus auf OCTO und OCTOidp, um Eingangsrechnungen durchgängig zu automatisieren – von der Erfassung bis zur Buchung. Das Ergebnis: deutlich beschleunigte Prozesse, volle Transparenz und eine spürbare Entlastung im Finanzbereich.
Automatisierung im Purchase‑to‑Pay-Kontext – Fokus auf Rechnungsverarbeitung
Im Kontext von Purchase‑to‑Pay unterstützt OCTO insbesondere die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen – nicht jedoch die Beschaffungsprozesse selbst. Der Fokus liegt auf der nahtlosen Digitalisierung und Automatisierung der nachgelagerten Schritte, von der Rechnungserfassung bis zur Verbuchung.
Mit OCTO und OCTOidp werden eingehende Rechnungen automatisch erfasst, verstanden und strukturiert verarbeitet. Bestehen Referenzen zu Bestellungen oder Wareneingängen, können diese Informationen für Abgleiche (z. B. 3‑Way‑Matching) genutzt werden. Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme und sorgt für transparente, effiziente und audit-sichere Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung.
Manuelle Prüfaufwände werden reduziert, Fehler minimiert und Durchlaufzeiten deutlich verkürzt. Regelbasierte Workflows ermöglichen zudem strukturierte Freigabeprozesse und gewährleisten eine vollständige Nachvollziehbarkeit
Ihre Vorteile in der Rechnungsverarbeitung:
- Automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen
- Unterstützung von Abgleichen (z. B. 3‑Way‑Matching bei vorhandenen Bestellreferenzen)
- Reduzierte manuelle Aufwände und Fehlerquoten
- Transparente Freigabe- und Prüfprozesse
- Nahtlose Integration in ERP- und Drittsysteme
- Audit-sichere, nachvollziehbare Prozessdokumentation
Jetzt Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren
Sie möchten Ihre Eingangsrechnungen effizienter, schneller und fehlerfrei verarbeiten?
Wir beraten Sie unverbindlich und zeigen Ihnen, wie Sie mit OCTO & OCTOidp Ihre Rechnungsprozesse vollständig automatisieren.
E-Mail info.che@tcgprocess.com
Antworten auf zentrale Entscheidungsfragen
Rechnungen werden digital erfasst, mit KI ausgelesen und automatisch mit Bestellungen abgeglichen. Anschliessend erfolgt die Weiterverarbeitung im ERP-System.
Rechnungsverarbeitung ist ein Teilprozess innerhalb von Purchase-to-Pay und fokussiert sich auf Eingangsrechnungen.
Klassische Workflows bilden vordefinierte Abläufe ab. Purchase‑to‑Pay‑Automatisierung kombiniert diese mit kontextbasierter Analyse und Entscheidungslogik, um auch Ausnahmen und Sonderfälle effizient zu handhaben.
SAP, Abacus, Microsoft Dynamics und weitere ERP-/Finanzsysteme.