Automatisieren Sie Ihre Kundenauftragsprozesse – vom Eingang der Bestellung über die Auftragsprüfung und Bestätigung bis zur termingerechten Lieferung. Mit OCTO orchestrieren Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess End‑to‑End – KI-gestützt, No-Code und vollständig integriert – für schnellere Abläufe, mehr Transparenz und Entlastung Ihrer Teams in Vertrieb und Auftragsmanagement.
Klassische, manuelle Auftragsbearbeitung – ob händisches Abtippen von Bestelldaten aus E-Mails oder doppelte Dateneingaben in verschiedenen Systemen – ist vielerorts noch Alltag. Kundenbestellungen treffen oft per E‑Mail als PDF oder in anderen Formaten ein; manchmal sogar noch per Fax oder Telefon. Das führt zu Ineffizienz, hohen Fehlerquoten und mangelnder Transparenz: Aufträge gehen verloren oder verzögern sich, Abweichungen bei Artikelnummern, Preisen oder Lieferadressen werden erst spät entdeckt. Zudem fehlt ein zentraler Überblick, welche Bestellungen aktuell offen oder bereits erledigt sind. Interne Geschäftsregeln – etwa bestimmte Freigaben oder Kundenvorgaben – lassen sich in rein manuellen Abläufen nur schwer konsequent einhalten.
Kurzum: Ohne digitale Unterstützung kann der Kundenbestellprozess schnell zum Engpass für Effizienz, Kostenkontrolle und Kundenzufriedenheit werden.
Die Lösung: Ein durchgängig digitaler Auftragsprozess. Mit unserer End-to-End-Lösung für Kundenbestellungen automatisieren Sie sämtliche Schritte vom Eingang der Bestellung bis zur Auslieferung – sicher, schnell und skalierbar.
End-to-End-Auftragsautomatisierung mit OCTO & OCTOidp – der OCTO-Ansatz in drei Schritten
Collect – Erfassen & Normieren
Alle eingehenden Kundenbestellungen und zugehörigen Dokumente werden zentral erfasst und vereinheitlicht. Bestellungen über alle Kanäle – ob via E-Mail (z. B. als PDF-Anhang), über ein Web-Portal, per EDI-Nachricht oder sogar noch in Papierform – fliessen direkt in den digitalen Prozess. Papierdokumente werden bei Bedarf gescannt und in digitale Daten umgewandelt. OCTO wandelt sämtliche Eingaben in ein einheitliches digitales Format um und prüft parallel, dass alle wichtigen Angaben vorhanden und lesbar sind (z. B. Kundenname, Artikelnummern, Mengen, Lieferadresse). Damit ist sichergestellt, dass vor dem Start der weiteren Verarbeitung alle relevanten Informationen vollständig vorliegen.
Understand – Verstehen & Extrahieren
Künstliche Intelligenz (unsere OCTOidp-Komponente) analysiert jedes Dokument inhaltlich. So wird zunächst der Dokumenttyp erkannt (z. B. Kundenbestellung, Anfrage, Auftragsänderung oder Lieferschein) und entsprechend klassifiziert. Anschliessend extrahiert das System alle relevanten Daten: von Bestellnummern, Kundennummern und Artikelbezeichnungen über Mengen und Preise bis hin zu Lieferterminen und Versandadressen. Mit diesen ausgelesenen Informationen stossen regelbasierte Workflows automatische Prüfungen an: Die Bestelldaten werden mit Ihren Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen (z. B. Artikelnummer gültig? Kunde angelegt? Preise und Rabatte korrekt? Liefertermin realistisch?). Abweichungen oder fehlende Angaben erkennt das System sofort und markiert sie zur Klärung. So gelangen nur geprüfte und vollständige Auftragsdaten in die nachfolgenden Schritte.
Act – Weiterleiten & Abschliessen
Sobald ein Vorgang vollständig und regelkonform ist – beispielsweise eine Kundenbestellung mit allen erforderlichen Angaben oder ein Auftrag erfolgreich validiert – steuert OCTO alle Folgeschritte automatisch nach Ihren Geschäftsregeln. Freigegebene Bestellungen erzeugen direkt einen Auftrag in Ihrem ERP- oder Auftragsmanagement-System und eine Auftragsbestätigung wird umgehend an den Kunden versendet. Nachgelagerte Schritte wie die Kommissionierung oder Lieferung werden sofort angestossen, sodass Ihre Kunden ihre Waren schneller erhalten. Eingehende Versandbestätigungen oder Lieferscheine können automatisch dem entsprechenden Auftrag zugeordnet und zum Beispiel an das CRM oder ERP zur weiteren Bearbeitung (z. B. Rechnungsstellung) weitergeleitet werden. Abschliessend archiviert das System alle Dokumente und Kommunikationsdaten revisionssicher. Passt etwas nicht zu den Regeln – etwa fehlende Informationen in einer Bestellung oder eine unplausible Artikelangabe – erstellt OCTO automatische Aufgaben für die zuständigen Mitarbeitenden, inklusive kontextbezogener Hinweise zur schnellen Korrektur. So bleibt kein Auftrag liegen und alle Vorgänge werden lückenlos gesteuert und dokumentiert.
Unsere Lösung „Kundenbestellungen“ basiert auf der No-Code Automatisierungsplattform OCTO, die Intelligent Document Processing (IDP) und Prozess-Orchestrierung in einer Umgebung vereint. OCTOidp, die KI-Komponente zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, ist nahtlos in OCTO integriert und übernimmt Klassifikation und Datenauslese mit modernsten KI-Verfahren.
Über Standard-Schnittstellen (APIs, E-Mail, Webservices etc.) fügt sich die Lösung in Ihre bestehenden ERP-, Auftragsverwaltungs- und CRM-Systeme ein – ob SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Abacus oder andere. Sie steigern so den Nutzen Ihrer vorhandenen IT-Landschaft, ohne aufwändige Ablösungen: Der digitale Auftragsprozess ergänzt und optimiert Ihre bestehenden Systeme, anstatt sie zu ersetzen.
So profitieren Sie von einheitlichen, durchgängigen Workflows, Echtzeit-Monitoring und vollständiger Nachvollziehbarkeit aller Aufträge. Unsere Lösung ist DSG/DSGVO-konform und auditfähig und kann flexibel On-Premises, in der Cloud oder hybrid betrieben werden.
Ihre Kunden erhalten ihre Auftragsbestätigungen und Waren deutlich schneller und fehlerfrei, was die Kundenzufriedenheit und Loyalität erhöht. Von Ihnen bestellte Produkte oder Dienstleistungen werden zügig und zuverlässig geliefert, da automatisierte Abläufe keine Zeit verlieren. Ihr Unternehmen positioniert sich als moderner, proaktiver Geschäftspartner, was Vertrauen und Zufriedenheit auf Kundenseite stärkt.
Alle Bearbeitungsschritte im Auftragsprozess sind digital nachvollziehbar und folgen klar definierten Regeln. Sie stellen sicher, dass Ihre internen Richtlinien und Service-Level (z. B. Reaktionszeiten, genehmigte Konditionen) konsequent eingehalten werden. Fehler und Risiken durch manuelle Abläufe werden auf ein Minimum reduziert. Bei Audits oder Kundenanfragen ist jeder Vorgang lückenlos dokumentiert – Ihre Auftragsabwicklung bleibt jederzeit prüfungssicher und transparent.
Neue Auftragsarten oder geänderte Abläufe lassen sich über die No-Code-Konfiguration von OCTO schnell umsetzen. Die Lösung skaliert flexibel bei steigendem Bestellaufkommen oder saisonalen Spitzen, ohne zusätzlichen Personalaufwand. Sie gestalten Ihren Auftragsprozess zukunftssicher und passen ihn agil an neue Anforderungen an – von neuen Dokumenttypen (z. B. spezielle Bestellformulare, Rahmenaufträge) bis zur Einbindung weiterer Vertriebskanäle oder Standorte.
Zeitaufwändige Routinearbeiten – etwa das manuelle Erfassen von Bestelldaten, Ablage von Auftragsdokumenten oder aufwändige Prüfungen – entfallen vollständig. Ihre Teams können deutlich mehr Aufträge in kürzerer Zeit bearbeiten, die Durchlaufzeiten sinken signifikant. Gleichzeitig wird die Fehlerquote drastisch reduziert, was teure Nacharbeiten minimiert und die Kosten pro Auftrag spürbar senkt. So amortisiert sich die Investition in die Auftragsautomatisierung oft schon innerhalb kurzer Zeit durch einen schnellen ROI.
Unsere Lösung fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein – sei es ERP, Order-Management, CRM, Lagerverwaltung oder DMS. Robotic Process Automation (RPA), Business-Rules-Engines und weitere Technologien sind bereits integriert, sodass Ihre Automatisierungslösung optimal mit bestehenden Systemen zusammenspielt. Sie schöpfen das Maximum aus Ihren Daten und Systemen, ohne Grundlegendes verändern zu müssen – Ihre digitale Auftragslösung ergänzt als Orchestrator die bestehende Umgebung.
Routineaufgaben wie fehlenden Bestellinformationen hinterherzulaufen, Daten aus E-Mails abzutippen oder den Auftragsstatus manuell zu überwachen, übernimmt die Lösung vollautomatisch. Ihr Vertriebsinnendienst und Customer Service werden spürbar entlastet und gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten – beispielsweise die Betreuung Ihrer Kunden, die Bearbeitung von Sonderfällen oder die strategische Optimierung der Auftragsabwicklung. Dies steigert zugleich die Arbeitszufriedenheit, da monotone Aufgaben wegfallen und die Prozessqualität steigt – alles läuft planbarer und ohne Überraschungen.
Mit OCTO digitalisieren und orchestrieren Sie Ihre Kundenauftragsvorgänge End-to-End. Eingehende Bestellungen werden innerhalb von Minuten erfasst, alle nötigen Schritte und Prüfungen automatisiert durchgeführt und Auftragsbestätigungen sofort ausgelöst – was früher mehrere Tage dauerte, geschieht heute in wenigen Stunden. Erfahren Sie in unserem aktuellen Use Case, wie End-to-End-Auftragsautomatisierung in der Praxis aussieht – vom Kundenauftrag über die intelligente Auftrags- & Bestätigungsprüfung bis zur reibungslosen Auslieferung und Übergabe an die Fakturierung.
Sie möchten Ihre Kundenbestellungen und Auftragsvorgänge schneller, transparenter und zuverlässiger abwickeln?
Wir beraten Sie gerne unverbindlich und praxisnah zu einer individuellen Lösung mit OCTO – damit Ihr Auftragswesen effizient fliesst und zum digitalen Erfolgsfaktor wird. Kontaktieren Sie uns, um zu starten oder eine Live-Demo zu vereinbaren
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