Schnellerer Service
Anträge werden sofort erfasst und automatisiert weiterverarbeitet. Reaktions- und Durchlaufzeiten verkürzen sich deutlich, Entscheidungen erfolgen schneller und die Servicequalität steigt.
Antrags- & Formularprozesse – KI-gestützte End-to-End-Verarbeitung
KI-gestützte Automatisierung von Anträgen und Formularen – schnell, fehlerfrei und durchgängig digital.
Warum Antrags- & Formularprozesse automatisieren?
In vielen Organisationen werden Anträge und Formulare noch manuell bearbeitet – per Papier, E-Mail-Ausdruck oder durch Abtippen von Webformularen. Diese medienbruchhaften Abläufe bedeuten oft langen Bearbeitungszeiten, mehrfache Nachfragen (etwa wegen fehlender Dokumente) und fehlende Transparenz, ob ein Antrag bereits bearbeitet wurde, von wem und mit welchem Status. Zudem steigen mit der Dokumentenflut und manueller Verteilung die Fehleranfälligkeit und der Aufwand, während gleichzeitig Compliance- und Datenschutzvorgaben schwer einzuhalten sind.
Kurzum: Ohne digitale Unterstützung können Antrags- und Formularprozesse schnell zum Engpass für Effizienz, Servicequalität und Regelkonformität werden.
Die Lösung: ein durchgängig digitaler Antragsprozess. Mit unserer Lösung Antrags- & Formularprozesse bearbeiten Sie sämtliche eingehenden Anträge und Formulare automatisiert, ohne Medienbrüche – sicher, schnell und skalierbar.
Antrags- & Formularprozesse mit OCTO: So funktioniert’s
End-to-End-Antragsverarbeitung mit OCTO & OCTOidp – der OCTO-Ansatz in drei Schritten
Collect – Erfassen & Normieren
Sämtliche eingehenden Anträge und Formulare werden zentral im digitalen Prozess erfasst – unabhängig vom Eingangskanal. Physische Dokumente (z. B. Papierpost oder PDFs) werden gescannt bzw. übernommen; digitale Eingaben wie E-Mails oder Online-Formulare fliessen direkt ins System. Die Lösung wandelt alle Eingänge in ein einheitliches digitales Format um. Gleichzeitig prüft das System automatisiert die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Dokumente. So ist sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vorliegen, bevor die Bearbeitung beginnt.
Understand – Verstehen & Extrahieren
Künstliche Intelligenz – in Form unserer Komponente OCTOidp – analysiert und klassifiziert jedes Dokument intelligent nach dessen Typ, Inhalt oder Absender. Dieses Intelligent Document Processing (IDP) stellt sicher, dass sogar unstrukturierte Formulare und Anhänge zuverlässig erkannt und inhaltlich verstanden werden. Gleichzeitig extrahiert OCTOidp alle wichtigen Daten (z. B. Kundendaten, Referenznummern, Beträge, Datumsangaben) vollautomatisch. Im Anschluss prüfen regelbasierte Workflows die extrahierten Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität – so gelangen nur verifizierte, fehlerfreie Informationen in die weiteren Prozessschritte.
Act – Weiterleiten & Abschliessen
Sind Anträge vollständig und korrekt, steuert OCTO die Weiterverarbeitung gemäss Ihren Geschäftsregeln. Vorgänge werden automatisch an zuständige Abteilungen, Workflows oder Fachsysteme übergeben und revisionssicher archiviert. Bei Abweichungen erstellt das System gezielte Aufgaben für Mitarbeiter inklusive klarer Hinweise zur Nachbearbeitung. Alle Schritte werden lückenlos dokumentiert.
Technologie & Integration:
Die Lösung Antrags- & Formularprozesse basiert auf der End-to-End-Automatisierungsplattform OCTO, die Prozess-Orchestrierung und Intelligent Document Processing in einer No-Code-Umgebung vereint. OCTOidp ist nahtlos integriert und nutzt moderne KI-Verfahren zur Klassifikation und Datenauslese.
Über Standardschnittstellen wie APIs oder E-Mail lässt sich die Lösung in bestehende IT-Systeme integrieren – zum Beispiel DMS, ERP, CRM oder branchenspezifische Fachverfahren. So erweitern Sie Ihre vorhandene Systemlandschaft, ohne sie ablösen zu müssen.
Ihre Vorteile mit der Lösung „Antrags- & Formularprozesse“
Volle Kontrolle & Compliance
Alle Prozessschritte sind digital nachvollziehbar. Datenschutz, Aufbewahrungspflichten und interne Regelwerke werden systematisch eingehalten. Prozesse sind auditfähig und revisionssicher dokumentiert.
Skalierbarkeit & Flexibilität
Neue Formulararten oder geänderte Anforderungen lassen sich über die No-Code-Oberfläche von OCTO schnell abbilden. Die Lösung skaliert mit wachsenden Volumina oder saisonalen Schwankungen – ohne zusätzliche personelle Ressourcen.
Schnellere Abläufe, geringere Kosten
Manuelle Routinetätigkeiten wie Sortieren, Abtippen oder Weiterleiten entfallen. Bearbeitungszeiten sinken, Fehlerquoten werden reduziert und die Kosten pro Antrag deutlich gesenkt.
Reibungslose Systemintegration
Die Lösung arbeitet mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft zusammen. Fachanwendungen, DMS- und ERP-Systeme werden nahtlos eingebunden, sodass durchgängige End-to-End-Prozesse entstehen.
Entlastete Teams
Standardaufgaben übernimmt das System automatisiert. Mitarbeiter gewinnen Zeit für fachliche Prüfungen, Kundenkontakt und komplexe Entscheidungen. Das erhöht Effizienz, Qualität und Arbeitszufriedenheit.
Praxisbeispiel: Schadenmeldungen (FNOL) in Minuten statt Stunden
Bei ERS, einem britischen Spezial-Kfz-Versicherer, liess sich die Bearbeitung eingehender Schadenmeldungen – sogenannter First Notice of Loss (FNOL) – mit unserer Lösung drastisch beschleunigen. Das Unternehmen sah sich täglich mit einer Flut an Schadensmeldungen per E-Mail konfrontiert, die bislang manuell sortiert und erfasst wurden (Bearbeitungszeit pro Schadenfall ca. 15–25 Minuten). Mit der TCG Process Plattform DocProStar (heute Teil von OCTO) wird der gesamte Eingangsprozess automatisiert: E-Mails und Anhänge werden standardisiert erfasst, rund 100 Datenfelder pro Schadenfall KI-gestützt ausgelesen und die Vorgänge nahtlos an das vorhandene Schadenssystem übergeben.
Ergebnis: ERS konnte so die Effizienz der Schadenaufnahme massiv steigern. Mehr als 40 Prozent aller Schadeneingänge werden inzwischen vollständig automatisch (Dunkelverarbeitung) bearbeitet, was die Kapazität des Schaden-Teams um 75 Prozent erhöht. Die manuelle Bearbeitungszeit pro Fall sank auf durchschnittlich nur noch 4 Minuten. Dadurch sind die Mitarbeiter deutlich entlastet und Kunden erhalten wesentlich schnellere Rückmeldungen. Zusätzlich fügte sich die Lösung nahtlos in die bestehende IT-Strategie des Versicherers ein und bildet eine zukunftssichere Plattform für weitere Prozessoptimierungen.
Jetzt Ihre Antrags- & Formularprozesse digitalisieren
Sie möchten Ihre Antrags- und Formularbearbeitung schneller, einheitlicher und sicherer gestalten?
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E-Mail info.che@tcgprocess.com