Automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Verteilung Ihrer Eingangspost – unabhängig vom Kanal (Papierpost, E‑Mail, Webformular). Mit OCTO und der KI‑Komponente OCTOidp werden Dokumente verstanden, geprüft und regelbasiert weitergeleitet. Ergebnis: schnellerer Informationsfluss, weniger manuelle Sortierarbeit und eine digital arbeitende Poststelle im gesamten Unternehmen.
In vielen Unternehmen treffen täglich Hunderte Dokumente ein, über verschiedenste Kanäle und Formate. Kunden, Partner oder Behörden senden Papierpost, E-Mails, Webformulare oder nutzen elektronische Portale – entsprechend muss die Poststelle alles verarbeiten können . Das führt zu erheblichem Verteilungsaufwand und hoher Komplexität: Wenn Post manuell verteilt oder falsch zugeordnet wird, drohen Verzögerungen, Fehler und Mehraufwand. Ausserdem fehlt bei Papierprozessen und E-Mail-Weiterleitungen oft die Nachvollziehbarkeit: Es bleibt unklar, ob ein Dokument schon bearbeitet wurde, von wem und wann. Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben sind in rein manuellen Abläufen schwer einzuhalten.
Kurzum: Ohne digitale Unterstützung kann der Posteingang zum Engpass bei Effizienz, Servicequalität und Compliance werden.
Die Lösung: ein durchgängig digitaler Posteingangsprozess. Mit unserem digitalen Posteingang automatisieren Sie die Verteilung sämtlicher eingehender Dokumente – sicher, schnell und skalierbar.
End-to-End Posteingangsautomatisierung mit OCTO & OCTOidp – der OCTO-Ansatz in drei Schritten
Collect – Erfassen & Normieren
Alle eingehenden Dokumente zentralisieren: Ob Briefpost, E-Mail-Anhänge oder digitale Formulare – sämtliche eingehenden Dokumente werden zentral im digitalen Posteingang erfasst. Physische Sendungen werden gescannt, E-Mails und elektronische Dokumente direkt übernommen. OCTO wandelt alles in ein einheitliches digitales Format um. Parallel prüft das System automatisiert die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Dokumente. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vorliegen, bevor die Bearbeitung beginnt.
Understand – Verstehen & Extrahieren
Intelligentes Verstehen der Inhalte: Künstliche Intelligenz (KI) – in Form unserer OCTOidp-Komponente – analysiert und klassifiziert jedes Dokument gemäss dessen Typ, Inhalt oder Absender. Intelligent Document Processing (IDP) stellt sicher, dass selbst unstrukturierte Dokumente zuverlässig erkannt und interpretiert werden. Gleichzeitig extrahiert OCTOidp alle relevanten Informationen (z. B. Referenznummern, Kundendaten, Datumsangaben) vollautomatisch. Anschliessend prüfen regelbasierte Workflows die Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz, sodass nur verifizierte, fehlerfreie Informationen in die Folgeprozesse gelangen.
Act – Weiterleiten & Abschliessen
Automatisierte Verteilung & Abschluss der Vorgänge: Ist ein Dokument vollständig und korrekt erfasst, übernimmt OCTO die Weichenstellung nach Ihren Geschäftsregeln. Vollständige Vorgänge gibt das System automatisch an die richtigen Fachabteilungen, Workflows oder Zielsysteme weiter und archiviert die Dokumente revisionssicher. Absender können bei Bedarf automatisiert Rückmeldung erhalten. Wenn etwas nicht den Regeln entspricht – etwa fehlende Informationen – erstellt OCTO gezielte Aufgaben für die zuständigen Mitarbeiter, inklusive kontextbezogener Hinweise zur Nachbearbeitung. So wird die Bearbeitung Ihrer Eingangspost lückenlos gesteuert und dokumentiert.
Unsere Lösung „Digitaler Posteingang“ basiert auf der End-to-End-Automatisierungsplattform OCTO, die Intelligent Document Processing (IDP) und Prozess-Orchestrierung in einer No-Code-Umgebung vereint. OCTOidp, die KI-Komponente zur Dokumentenverarbeitung, ist nahtlos in OCTO integriert und übernimmt Klassifikation und Datenauslese mit modernsten KI-Verfahren. Über Standard-Schnittstellen (APIs, E-Mail, etc.) fügt sich die Lösung in Ihre bestehende IT-Systeme (z. B. DMS, ERP, CRM) ein.
So steigern Sie den Nutzen Ihrer vorhandenen Systeme, ohne aufwändige Ablösungen – der digitale Posteingang ergänzt und optimiert Ihre bestehenden Prozesse.
Eingehende Dokumente werden sofort erfasst und gezielt weitergeleitet. Reaktionszeiten verkürzen sich deutlich und Ihre Kunden, Partner oder Kollegen erhalten schnellere Rückmeldungen. Ihr Unternehmen tritt als moderner, effizienter Dienstleister auf – was Zufriedenheit und Vertrauen stärkt.
Alle Verarbeitungsschritte im Posteingang sind digital nachvollziehbar und folgen klaren Regeln. Sie erfüllen zentrale Vorgaben (z. B. Datenschutz, Aufbewahrungspflichten) zuverlässig. Fehler und Risiken durch manuelle Prozesse werden minimiert. Bei Audits sind Prozesse lückenlos dokumentiert – Ihr Posteingang wird compliance-sicher.
Neue Dokumentarten oder geänderte Prozesse lassen sich über die No-Code-Oberfläche von OCTO schnell einführen. Die Lösung skaliert automatisch mit steigenden Volumina oder Saisonschwankungen und bleibt stabil, ohne zusätzliches Personal aufstocken zu müssen. Sie gestalten Ihre Posteingangsprozesse zukunftssicher und passen sie agil an neue Anforderungen an.
Zeitraubende Routinetätigkeiten – Sortieren, händische Datenerfassung, manuelle Zuweisungen – entfallen. Mitarbeiter können mehr Vorgänge in kürzerer Zeit bearbeiten, und Durchlaufzeiten sinken signifikant. Fehlerquoten werden verringert und Kosten pro verarbeitetem Dokument spürbar reduziert, was oft zu schnellem ROI führt.
Unsere Lösung funktioniert mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft – ob DMS, ERP, CRM oder Branchensoftware. Robotic Process Automation (RPA), Business Rules Engines und weitere Technologien sind bereits integriert, sodass Ihre Automatisierung nahtlos mit vorhandenen Systemen zusammenspielt. Sie schöpfen das Maximum aus Ihren Daten und Systemen, ohne neu bei Null anfangen zu müssen.
Routineaufgaben wie Dokumentenverteilung, Datenerfassung oder einfache Prüfungen übernimmt der digitale Posteingang vollautomatisch. Ihre Mitarbeitenden werden spürbar entlastet und gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten – z. B. persönliche Kundenbetreuung oder komplexere Aufgaben. Das steigert zugleich die Arbeitszufriedenheit und Prozessqualität, da weniger Fehler passieren und alles planbarer abläuft.
Mit OCTO digitalisieren und orchestrieren Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangspost multikanal und KI-gestützt mit OCTOidp. Die Folge: Dokumente werden in Sekunden erfasst, sofort verstanden und verteilt, wodurch Bearbeitungszeiten massiv sinken. Erfahren Sie in unserem aktuellen Use Case, wie End-to-End Posteingangsautomatisierung in der Praxis aussieht – vom Eingang über die intelligente Klassifizierung bis zur vollständigen Weiterverarbeitung.
Sie möchten Ihre Eingangspost schneller, einheitlicher und sicherer verarbeiten?
Wir beraten Sie unverbindlich und praxisnah zu einer individuellen Lösung mit OCTO – damit alle Dokumente effizient fliessen und Ihre Poststelle zum digitalen Service-Hub wird. Kontaktieren Sie uns, um zu starten oder eine Live-Demo zu vereinbaren
E-Mail info.che@tcgprocess.com