Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren – mit klarer Wirkung

Wenn gute Arbeit an schlechten Prozessen hängen bleibt

Viele Organisationen beschäftigen qualifizierte Mitarbeitende mit Aufgaben, die vermeidbar wären: Informationen aus E-Mails und Dokumenten übertragen, Daten mehrfach prüfen, Rückfragen koordinieren oder Vorgänge zwischen nicht verbundenen Systemen nachverfolgen.

Typische Anzeichen dafür, dass ein Prozess neu gedacht werden sollte:

•  wiederkehrende manuelle Erfassung und Abstimmung
•  Medienbrüche zwischen Dokumenten, E-Mails und Fachsystemen
•  lange oder stark schwankende Bearbeitungszeiten
•  fehlende Transparenz über Status, Verantwortlichkeiten und Engpässe
•  hohe Fehler- und Nachbearbeitungsquoten
•  Fachkräfte, die durch administrative Routinen gebunden sind
•  AI-Piloten, die nicht in den operativen Prozess integriert sind
•  gewachsene Kern- und Legacy-Systeme, die Veränderungen erschweren

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht zuerst: 
Welche Software brauchen wir? Sondern: Welcher Prozess schafft künftig den grössten Nutzen für Kunden, Mitarbeitende und das Unternehmen?

Von der Prozessherausforderung zur umsetzbaren Lösung

Digital Advisory bei TCG Process beginnt beim Geschäftsprozess – nicht bei einem einzelnen Tool. Gemeinsam schaffen wir Transparenz über die Ausgangslage, bewerten Potenziale und entwickeln einen realistischen Weg in die Umsetzung.

1. Prozesse verstehen und Potenziale priorisieren
 

Wir analysieren den relevanten End-to-End-Prozess, die beteiligten Rollen, Systeme, Daten und Dokumente. Dabei identifizieren wir manuelle Tätigkeiten, Medienbrüche, Engpässe und unnötige Prozessschritte.

Die möglichen Massnahmen werden nach Business-Nutzen, Aufwand, Risiko und technischer Umsetzbarkeit bewertet. So entsteht kein abstrakter Wunschkatalog, sondern eine priorisierte Entscheidungsgrundlage.

Mögliche Ergebnisse:

• Prozess- und Systemübersicht
• identifizierte Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale
• priorisierte Use Cases
• relevante Prozess-KPIs
• erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
• Empfehlung für Pilot, Roadmap oder Umsetzung

2. Zielprozess und Solution Design entwickeln
 

Einen ineffizienten Prozess lediglich digital abzubilden, löst das Grundproblem selten. Deshalb hinterfragen wir bestehende Abläufe und entwickeln einen schlankeren, kundenorientierten und skalierbaren Zielprozess.

Dabei definieren wir:

• welche Arbeitsschritte entfallen oder standardisiert werden können
• wo Entscheidungen regelbasiert oder AI-gestützt erfolgen
• welche Ausnahmen eine menschliche Prüfung benötigen
• welche Daten und Dokumente der Prozess benötigt
• wie bestehende Systeme eingebunden werden
• wie Transparenz, Governance und Nachvollziehbarkeit sichergestellt werden

3. AI und Automatisierung gezielt einsetzen

Nicht jeder Prozess benötigt AI – und nicht jede AI-Anwendung verbessert automatisch einen Prozess. Wir setzen AI dort ein, wo unstrukturierte Informationen verstanden, Dokumente klassifiziert, Daten extrahiert oder Mitarbeitende bei Entscheidungen unterstützt werden sollen.

Wiederkehrende und klar definierte Prozessschritte können durch Workflows, Regeln oder Systemintegrationen automatisiert werden. Unsichere oder geschäftskritische Fälle lassen sich gezielt an Mitarbeitende übergeben.

Mit OCTO orchestriert TCG Process Menschen, bestehende Anwendungen, Dokumente und AI-Services in durchgängigen Prozessen. OCTOidp verarbeitet strukturierte und unstrukturierte Inhalte, kombiniert AI mit Business Rules und übergibt validierte Informationen an ERP-, DMS-, CRM- oder Fachsysteme.

4. Umsetzen, integrieren und kontinuierlich verbessern

TCG Process begleitet den Weg von der fachlichen Konzeption über Prototyping und Implementierung bis zum produktiven Betrieb. Bestehende Kern- oder Legacy-Systeme müssen dabei nicht automatisch ersetzt werden: OCTO ist als offene Automatisierungs- und Orchestrierungsschicht konzipiert und bindet vorhandene Anwendungen über APIs, Konnektoren und flexible Workflows ein.

Nach der Einführung werden die definierten Kennzahlen überprüft. Erkenntnisse aus dem laufenden Betrieb fliessen in die weitere Optimierung und Skalierung ein.

Was Sie mit Digital Advisory erreichen können

Weniger manuelle Arbeit
Wiederkehrende Erfassungs-, Prüf- und Weiterleitungsaufgaben werden reduziert. Fachkräfte gewinnen mehr Zeit für Kunden, Entscheidungen und wertschöpfende Tätigkeiten.

Schnellere und stabilere Prozesse
Standardisierte Abläufe, automatische Übergaben und gezielte Ausnahmebearbeitung können Durchlaufzeiten verkürzen und Bearbeitungsspitzen besser auffangen.

Mehr Transparenz und Kontrolle
Definierte Prozessschritte, Statusinformationen, KPIs und Audit Trails schaffen eine bessere Grundlage für Steuerung, Qualitätssicherung und Compliance.

Bessere Nutzung bestehender Investitionen
Vorhandene ERP-, CRM-, DMS-, Kern- und Fachsysteme bleiben nutzbar und werden über eine zentrale Prozess- und Integrationsschicht miteinander verbunden.

AI mit nachvollziehbarem Business-Nutzen
AI wird nicht isoliert eingeführt, sondern in einen kontrollierten Geschäftsprozess eingebettet – mit Geschäftsregeln, Validierung, Monitoring und Human-in-the-Loop, wo dies erforderlich ist.

Wo wir ansetzen

Digital Advisory ist branchenübergreifend ausgerichtet. Besonders relevant ist der Ansatz überall dort, wo Prozesse viele Dokumente, Systeme, Entscheidungen oder Übergaben umfassen.

Typische Ausgangspunkte

• digitaler Posteingang und E-Mail-Verarbeitung
• Kunden-, Partner- oder Mitarbeitenden-Onboarding
• Antrags-, Vertrags- und Fallbearbeitung
• Rechnungs- und Kundenauftragsprozesse
• Dokumentenklassifikation und Datenextraktion
• Kundenkommunikation über mehrere Kanäle
• systemübergreifende Workflows und Freigaben
• kontrollierte Integration von AI in operative Prozesse

In regulierten und dokumentenintensiven Umgebungen wie Banking, Financial Services und Insurance kommen zusätzliche Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Governance und Systemintegration hinzu. Diese Branchen eignen sich als glaubwürdige Beispiele – die Seite bleibt jedoch bewusst offen für öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen, Industrie, Shared Services und weitere Organisationen.

Beratung und technische Umsetzung zusammendenken
TCG verbindet das Verständnis komplexer Geschäftsprozesse mit Software-, Integrations- und Automatisierungskompetenz. Ziel ist kein theoretisches Zielbild, sondern ein Prozessdesign, das technisch realisierbar und schrittweise umsetzbar ist.

Bestehende Systeme integrieren statt vorschnell ersetzen
OCTO verbindet ERP-, CRM-, DMS-, Fach- und Legacy-Systeme mit Menschen, Dokumenten und AI-Services. Die offene Architektur unterstützt eine schrittweise Modernisierung, ohne dass funktionierende Kernsysteme zwingend abgelöst werden müssen.
 

Dokumente, Workflows und AI durchgängig verbinden
Mit OCTO und OCTOidp lassen sich Dokumente aus unterschiedlichen Eingangskanälen erfassen, verstehen, validieren und in nachgelagerte Prozesse und Systeme überführen. Human-in-the-Loop, Regeln, Monitoring und Audit Trails unterstützen kontrollierbare Abläufe.
 

Belegbare Erfahrung statt anonymer Kundenstimmen
Öffentlich verfügbare Anwenderbeispiele zeigen den Einsatz in anspruchsvollen Umgebungen: Die Basler Kantonalbank nutzt die OCTO-Plattform für die digitale Posteingangsverarbeitung und entwickelt weitere Use Cases schrittweise. Beim Versicherer ERS wurden für die automatisierte Schaden-Erstmeldung unter anderem über 40 % Straight-Through-Processing, 75 % mehr Tageskapazität und eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von vier statt zuvor 15–25 Minuten dokumentiert.

Geprüfte Sicherheit und transparente Compliance
Das Informationssicherheits-Managementsystem von TCG Process ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Die OCTO Managed Cloud Services wurden nach SOC 2 Type 2 geprüft und werden auf Microsoft Azure betrieben; Nachweise stehen über das TCG Trust Center bereit.
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