Automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Verteilung Ihrer eingehenden E-Mails – unabhängig vom Kanal (Papierpost, E‑Mail, Webformular). Mit OCTO und der KI-Komponente OCTOidp werden Nachrichten verstanden, geprüft und regelbasiert weitergeleitet. Ergebnis: schnellerer Informationsfluss, weniger manuelle Sortierarbeit und eine durchgängig digitale E-Mail-Verarbeitung im gesamten Unternehmen.
In vielen Unternehmen treffen täglich Hunderte E-Mails ein – oft über zentrale Postfächer, Verteiler oder Webformulare, häufig mit unterschiedlichen Dateianhängen und Formaten. Kunden, Partner oder Behörden senden digitale Nachrichten oder nutzen Online-Formulare – die interne Bearbeitung muss all diese Kanäle und Formate abdecken. Das führt zu erheblichem Aufwand und hoher Komplexität: Wenn E-Mails manuell gesichtet oder falsch zugeordnet werden, drohen Verzögerungen, Fehler und Mehraufwand. Zudem fehlt bei rein manuellen E-Mail-Weiterleitungen oft die Nachvollziehbarkeit: Es bleibt unklar, ob eine Nachricht bereits bearbeitet wurde, von wem und wann. Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben sind in rein manuellen Abläufen kaum durchgängig einzuhalten.
Kurzum: Ohne digitale Unterstützung kann die Eingangsverarbeitung von E-Mails zum Engpass für Effizienz, Servicequalität und Compliance werden.
Die Lösung: ein durchgängig digitaler E-Mail-Verarbeitungsprozess. Mit unserer Lösung E-Mail-Verarbeitung automatisieren Sie die Verteilung sämtlicher eingehender E-Mails – sicher, schnell und skalierbar.
End-to-End E-Mail-Eingangsautomatisierung mit OCTO & OCTOidp – der OCTO-Ansatz in drei Schritten
Collect – Erfassen & Normieren
Alle eingehenden Dokumente zentralisieren: Ob E-Mail mit Anhängen, Papierpost oder digitale Formulare – sämtliche eingehenden Dokumente werden zentral im digitalen Eingang erfasst. Physische Sendungen werden gescannt, E-Mails und elektronische Dokumente direkt übernommen. OCTO wandelt alles in ein einheitliches digitales Format um. Parallel prüft das System automatisiert die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Inhalte. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vorliegen, bevor die Bearbeitung beginnt.
Understand – Verstehen & Extrahieren
Intelligentes Verstehen der Inhalte: Künstliche Intelligenz – in Form unserer OCTOidp-Komponente – analysiert und klassifiziert jede eingehende Nachricht samt Anhang gemäss ihrem Typ, Inhalt oder Absender. Dieses Intelligent Document Processing stellt sicher, dass selbst unstrukturierte E-Mail-Inhalte zuverlässig erkannt und interpretiert werden. Gleichzeitig extrahiert OCTOidp alle relevanten Informationen (z. B. Referenznummern, Kundendaten, Datumsangaben) vollautomatisch. Anschliessend prüfen regelbasierte Workflows die Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz, sodass nur verifizierte, fehlerfreie Informationen in die Folgeprozesse gelangen.
Act – Weiterleiten & Abschliessen
Automatisierte Verteilung & Abschluss der Vorgänge: Sobald eine E-Mail vollständig und korrekt erfasst ist, übernimmt OCTO die Weichenstellung nach Ihren Geschäftsregeln. Vollständige Vorgänge gibt das System automatisch an die richtigen Fachabteilungen, Workflows oder Zielsysteme weiter und archiviert die Dokumente revisionssicher. Absender – etwa Ihre Kunden oder Partner – können bei Bedarf automatisiert Rückmeldung erhalten. Wenn etwas nicht den Regeln entspricht (z. B. fehlende Informationen), erstellt OCTO gezielte Aufgaben für die zuständigen Mitarbeitenden, inklusive kontextbezogener Hinweise zur Nachbearbeitung. So wird die Bearbeitung Ihrer E-Mail-Eingänge lückenlos gesteuert und dokumentiert.
Unsere Lösung „E-Mail-Verarbeitung“ basiert auf der End-to-End-Automatisierungsplattform OCTO, die intelligente Dokumentenverarbeitung und Prozess-Orchestrierung in einer No-Code-Umgebung vereint. OCTOidp, die KI-Komponente zur Dokumentenverarbeitung, ist nahtlos in OCTO integriert und übernimmt Klassifikation und Datenauslese mit modernsten Verfahren. Über Standard-Schnittstellen (APIs, E-Mail, etc.) fügt sich die Lösung in Ihre bestehende IT-Landschaft (z. B. DMS, ERP, CRM) ein. Alle Komponenten – von OCTOidp über KI-Services via OCTOai bis hin zum Integrationsagenten OCTOagent – arbeiten einheitlich auf der Plattform zusammen.
So steigern Sie den Nutzen Ihrer vorhandenen Systeme, ohne aufwändige Ablösungen: Die Lösung für E-Mail-Verarbeitung ergänzt und optimiert Ihre bestehenden Prozesse nahtlos.
Eingehende E-Mails werden sofort erfasst und gezielt weitergeleitet. Reaktionszeiten verkürzen sich deutlich und Ihre Kunden, Partner oder internen Kollegen erhalten schnellere Rückmeldungen. Ihr Unternehmen tritt als moderner, effizienter Dienstleister auf – was Zufriedenheit und Vertrauen stärkt.
Alle Verarbeitungsschritte beim E-Mail-Eingang sind digital nachvollziehbar und folgen klaren Regeln. Sie erfüllen zentrale Vorgaben (z. B. Datenschutz, Aufbewahrungspflichten) zuverlässig. Fehler und Risiken durch manuelle Prozesse werden minimiert. Bei Audits sind Abläufe lückenlos dokumentiert – Ihre E-Mail-Verarbeitung wird compliance-sicher.
Neue Nachrichtentypen oder geänderte Prozesse lassen sich über die No-Code-Oberfläche von OCTO schnell einführen. Die Lösung skaliert automatisch mit steigenden E-Mail-Aufkommen oder Saisonschwankungen und bleibt stabil – ohne zusätzliches Personal aufstocken zu müssen. Sie gestalten Ihren E-Mail-Eingangsprozess zukunftssicher und passen ihn agil an neue Anforderungen an.
Zeitraubende Routinetätigkeiten – manuelles Vorsortieren, händische Dateneingabe, manuelle Zuweisungen – entfallen. Mitarbeitende können mehr Vorgänge in kürzerer Zeit bearbeiten, und Durchlaufzeiten sinken signifikant. Fehlerquoten werden verringert und Kosten pro verarbeitetem E-Mail-Vorgang spürbar reduziert, was oft zu schnellem ROI führt.
Unsere Lösung funktioniert mit Ihrer bestehenden IT-Umgebung – ob DMS, ERP, CRM oder Branchensoftware. Robotic Process Automation (RPA), Business Rules Engines und weitere Technologien sind bereits integriert, sodass Ihre Automatisierung nahtlos mit vorhandenen Systemen zusammenspielt. Sie schöpfen das Maximum aus Ihren Daten und Systemen, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Routineaufgaben wie E-Mail-Verteilung, Datenerfassung oder einfache Prüfungen übernimmt die digitale Lösung vollautomatisch. Ihre Mitarbeitenden werden spürbar entlastet und gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten – z. B. persönliche Kundenbetreuung oder komplexere Aufgaben. Das steigert zugleich die Arbeitszufriedenheit und Prozessqualität, da weniger Fehler passieren und Abläufe planbarer werden.
Mit OCTO digitalisieren und orchestrieren Sie die Verarbeitung Ihrer eingehenden E-Mails multikanal und KI-gestützt (mit OCTOidp). Die Folge: Nachrichten werden in Sekunden erfasst, sofort verstanden und verteilt, wodurch Bearbeitungszeiten massiv sinken. Erfahren Sie in unserem aktuellen Use Case, wie End-to-End E-Mail-Automatisierung in der Praxis aussieht – vom Eingang über die intelligente Klassifizierung bis zur vollständigen Weiterverarbeitung.
Sie möchten Ihre eingehenden E-Mails schneller, einheitlicher und sicherer verarbeiten?
Wir beraten Sie unverbindlich und praxisnah zu einer individuellen Lösung mit OCTO – damit alle Dokumente effizient fliessen und Ihre Poststelle zum digitalen Service-Hub wird. Kontaktieren Sie uns, um zu starten oder eine Live-Demo zu vereinbaren
E-Mail info.che@tcgprocess.com
OCTOidp ermöglicht automatisierte E-Mail-Verarbeitung für strukturierte und unstrukturierte Inhalte. Dazu gehören:
Die Lösung verarbeitet sowohl den E-Mail-Text als auch Anhänge wie PDF, Word, Excel oder Bilder – ideal für Inbox Automation in Unternehmen.
Die KI-gestützte E-Mail Automation nutzt moderne Technologien aus dem Bereich Intelligent Document Processing (IDP):
OCTOidp versteht Inhalte kontextbasiert und ermöglicht eine hochautomatisierte E-Mail-Verarbeitung mit KI.
Ja. OCTOidp ist speziell für unstrukturierte E-Mail-Verarbeitung entwickelt.
Auch bei:
bleibt die KI-basierte Datenextraktion zuverlässig – ein zentraler Vorteil von IDP-Lösungen in der Schweiz.
Die Daten aus der automatisierten E-Mail-Verarbeitung werden direkt in Ihre Systeme integriert:
So entsteht eine durchgängige End-to-End-Automation vom E-Mail-Eingang bis zur Verarbeitung.
Ja. Mit OCTOidp wird Ihre Inbox automatisch priorisiert (Inbox Automation):
Das reduziert Reaktionszeiten und verbessert die E-Mail-Prozessautomatisierung.
Optional. OCTOidp unterstützt Human-in-the-Loop-Prozesse:
So kombinieren Sie KI-Automation mit menschlicher Kontrolle, wenn erforderlich.
Dank vorkonfigurierter Komponenten und Best Practices lässt sich E-Mail Automation mit OCTOidp schnell einführen.
Die Implementierung hängt ab von:
Typisch ist eine schnelle Time-to-Value für IDP-Projekte in der DACH-Region.
Ja. Die Lösung erfüllt Anforderungen an:
inklusive sicherer Datenverarbeitung und Compliance – essenziell für E-Mail Automation in regulierten Branchen.
Mit OCTOidp profitieren Sie von: