Automatisieren Sie Ihr Kunden‑Onboarding vom Antrag bis zur Systemanlage – digital, KI‑gestützt und compliance‑sicher. Mit OCTO und OCTOidp werden Daten intelligent geprüft und verarbeitet. Ergebnis: schnellere Onboardings, bessere Datenqualität und ein nahtloses Kundenerlebnis.
In vielen Organisationen ist das Onboarding neuer Kunden oder Partner ein mühsamer Prozess mit medienbruchbehafteten, manuellen Teilschritten: Interessenten füllen Papier- oder PDF-Formulare aus, senden E-Mails mit Anhängen oder durchlaufen halbdigitale Portale. Intern werden die Daten oft manuell ins CRM oder andere Systeme übertragen; Ausweisdokumente und Nachweise müssen einzeln geprüft, Freigaben eingeholt und Compliance-Checks (z. B. KYC/AML) durchgeführt werden. Das führt zu langen Durchlaufzeiten und erhöhtem Fehlerrisiko: Unvollständige Unterlagen, falsch erfasste Daten oder verzögerte Rückfragen bremsen den Prozess und können sogar dazu führen, dass Interessenten abspringen. Zudem fehlt häufig die Transparenz – es ist unklar, wo ein Antrag gerade steckt und wer was bearbeitet. Regulatorische Vorgaben wie Dokumentationspflichten, Datenschutz oder Compliance-Richtlinien lassen sich mit rein manuellen Verfahren nur schwer lückenlos einhalten.
Kurzum: Ohne digitale Unterstützung wird das Kunden-Onboarding leicht zum Bottleneck – für Kundengewinnung, Servicequalität und regulatorische Sicherheit.
Die Lösung: ein durchgängig digitaler Onboarding-Prozess. Mit unserer End-to-End-Lösung für Kunden-Onboarding automatisieren Sie alle Schritte vom Antrag bis zur Konto- oder Vertragsaktivierung – schnell, nachvollziehbar und regelkonform.
Herausforderung: Der Neuabschluss von Versicherungspolicen ist häufig geprägt von Dokumentenflut, manuellen Prüfungen und langen Durchlaufzeiten.
Lösung: Die Neuvertrags‑Onboarding‑Lösung von OCTO digitalisiert und orchestriert den gesamten Prozess –
von der Antragserfassung über Dokumentenprüfung und Validierung bis zur Freigabe und Policierung.
Mehrwert: Ein durchgängiger, digitaler Onboarding‑Prozess, der Abschlusszeiten verkürzt, Fehler reduziert und Vertrieb sowie Fachabteilungen spürbar entlastet.
End-to-End-Onboarding-Automatisierung mit OCTO & OCTOidp – der OCTO-Ansatz in drei Schritten
Collect – Erfassen & Normieren
Alle eingehenden Onboarding-Anträge und Dokumente werden zentral entgegengenommen und digital konsolidiert. Interessenten können Unterlagen über verschiedene Kanäle einreichen – z. B. per Web-Formular, E-Mail, Upload-Portal oder Filiale. OCTO erfasst sämtliche Daten und Dokumente in einer digitalen Onboarding-Akte und vereinheitlicht die Formate. Automatisierte Checklisten prüfen parallel, ob alle erforderlichen Angaben und Nachweise vorliegen. Sollte etwas fehlen oder ungenügend sein (z. B. eine unleserliche Ausweiskopie), erkennt das System dies sofort. Nachforderungen können direkt an den Antragsteller ausgelöst werden – per E-Mail oder über ein Self-Service-Portal – um einen vollständigen Antrag sicherzustellen.
Understand – Verstehen & Extrahieren
Künstliche Intelligenz (KI) – integriert als OCTOidp – analysiert jedes eingehende Dokument und klassifiziert es automatisch nach Typ, z. B. Antragsformular, Identitätsnachweis, Finanznachweis. Anschliessend extrahiert die KI alle relevanten Datenfelder (etwa Name, Adresse, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Einkommensangaben) aus den Formularen und Belegen. Die gewonnenen Informationen werden sofort validiert: interne Plausibilitätschecks prüfen die Konsistenz über alle Dokumente hinweg (z. B. Abgleich der Adresse im Antrag mit der Ausweiskopie). Gleichzeitig können externe Abgleiche integriert werden – etwa KYC-Prüfungen gegen Sanktionslisten oder Bonitätsabfragen bei Auskunfteien. Nur wenn der Antrag regelkonform und vollständig ist, geht es in die finale Phase. So stellt OCTO sicher, dass potenzielle Fehler, Risiken oder Betrugsversuche frühzeitig erkannt und abgefangen werden
Act – Weiterleiten & Abschliessen
Ist ein Onboarding-Vorgang vollständig und geprüft, übernimmt OCTO die automatisierte Abwicklung aller Abschluss-Schritte nach Ihren Geschäftsregeln. Genehmigte Neukunden-Anträge werden direkt an die entsprechenden Fachabteilungen oder Folgesysteme geleitet: CRM, Kernsystem, Vertragsverwaltung etc. – via offene Schnittstellen werden Stammdaten und Dokumente nahtlos übertragen. Zusätzlich können automatische Benachrichtigungen an neue Kunden oder Partner erfolgen, z. B. eine Begrüssungs-E-Mail oder Onboarding-Bestätigung. Archivierung und Audit-Trail laufen im Hintergrund mit, sodass alle Schritte revisionssicher dokumentiert sind. Wenn etwas nicht konform ist oder Korrekturen braucht – etwa fehlende Unterschriften oder unplausible Angaben – erstellt OCTO gezielte Aufgaben für die Sachbearbeitung mit konkreten Hinweisen und direkten Links zur betreffenden Stelle im Antrag. Konforme Onboarding-Fälle hingegen können sogar vollständig Dunkel verarbeitet werden (Straight-Through Processing) und ohne Zeitverlust abgeschlossen werden. Am Ende steht ein schneller, nahtloser Onboarding-Prozess, der alle Anforderungen erfüllt und Kunden wie Mitarbeitende gleichermassen begeistert.
Unsere Lösung „Kunden-Onboarding“ basiert auf der No-Code Automatisierungsplattform OCTO, die Intelligent Document Processing (IDP) und Prozess-Orchestrierung in einer einzigen Umgebung vereint. OCTOidp, als KI-Komponente, ist nahtlos integriert und übernimmt Klassifikation und Datenauslese der Dokumente mit modernsten KI-Verfahren. Über Standard-Schnittstellen (APIs, Webservices, E-Mail etc.) fügt sich die Lösung nahtlos in Ihre bestehenden CRM-, Vertragsverwaltungs- oder Backoffice-Systeme ein – sei es Salesforce, SAP, Dynamics oder branchenspezifische Applikationen. So steigern Sie den Nutzen Ihrer vorhandenen IT-Landschaft, ohne aufwändige Ablösungen: Das digitale Onboarding ergänzt und optimiert Ihre bestehenden Systeme, anstatt sie zu ersetzen. Sie profitieren von durchgängigen Workflows, Echtzeit-Monitoring und vollständiger Nachvollziehbarkeit aller Onboarding-Fälle. Unsere Lösung ist DSG/DSGVO-konform und auditfähig und kann flexibel On-Premises, in der Cloud oder hybrid betrieben werden.
Ihre neuen Kunden und Partner erleben ein schnelles, unkompliziertes Onboarding, ohne lange Wartezeiten oder komplexe Formulare. Onboarding-Anträge werden in Echtzeit bearbeitet, Rückmeldungen kommen zügig. Ihr Unternehmen tritt vom ersten Kontakt an als kundenorientierter, moderner Partner auf. Das steigert die Zufriedenheit und reduziert Absprungraten, weil potenzielle Kunden nicht durch Umständlichkeit abgeschreckt werden.
Jeder Schritt im Onboarding-Prozess ist digital dokumentiert und folgt klar definierten Regeln. Interne Vorgaben und Compliance-Richtlinien (z. B. KYC, Datenschutz) werden konsequent eingehalten, da sie in den digitalen Workflows verankert sind. Menschliche Fehler durch manuelle Bearbeitung werden minimiert. Bei Audits oder internen Kontrollen können Sie jeden Onboarding-Fall lückenlos nachverfolgen – Ihre Onboarding-Prozesse sind prüfbar und sicher.
Neue Onboarding-Strecken oder veränderte Anforderungen lassen sich über die No-Code-Konfiguration von OCTO in kurzer Zeit umsetzen. Egal ob Sie steigende Antragsvolumina meistern oder zusätzliche Prozesse (z. B. weitere Dokumenttypen, neue Produktlinien) einbinden wollen – die Lösung passt sich flexibel an, ohne zusätzliche Ressourcen. Ihr Onboarding-Prozess ist zukunftssicher und kann bei Bedarf Skalierungssprünge bewältigen, ohne die Performance zu beeinträchtigen.
Zeitraubende Routinearbeiten – wie händisches Abtippen von Formularen, Daten-Abgleich aus Ausweisdokumenten oder das manuelle Nachhaken bei fehlenden Informationen – entfallen. Ihre Mitarbeiter können mehr Onboardings in kürzerer Zeit abwickeln, was die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt und Betriebskosten reduziert. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, sodass Nacharbeiten und Verzögerungen minimiert werden. Das Ergebnis: deutlich niedrigere Kosten pro Onboarding und oft ein schneller ROI Ihrer Investition.
Unsere Lösung funktioniert mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft – ob CRM, DMS, Kernsystem oder externen KYC-Diensten. Robotic Process Automation (RPA), Business Rules, API-Schnittstellen und weitere Technologien sind bereits integriert, damit Daten und Dokumente genau dort landen, wo sie gebraucht werden. Manuelle Übertragungen entfallen, und Sie nutzen Ihre bestehenden Systeme optimal, ohne diese austauschen zu müssen.
Routineaufgaben wie Dateneingabe, Dokumentensortierung oder Status-Nachverfolgung übernimmt die Onboarding-Automatisierung vollautomatisch. Ihre Teams – im Vertrieb, Kundenservice oder Backoffice – werden spürbar entlastet und gewinnen Zeit für hochwertige Aufgaben wie persönliche Kundenbetreuung oder Risikobewertung. Dadurch steigt die Arbeitszufriedenheit und die Qualität in der Bearbeitung, da sich Ihr Team auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann.
Herausforderung: Klassische Kontoeröffnungen sind oft komplex, manuell und zeitintensiv – von der Antragserfassung über Identitätsprüfung bis zu KYC/AML‑Checks.
Lösung: Die Kontoeröffnungs‑Lösung von OCTO automatisiert den gesamten Onboarding‑Prozess End‑to‑End. Anträge und Nachweisdokumente werden digital erfasst, KI‑gestützt geprüft und regelbasiert verarbeitet – inklusive Identitätsprüfung und Systemanlage.
Mehrwert: Ein schneller, transparenter und compliance‑konformer Onboarding‑Prozess, der neue Kunden ohne Medienbrüche zur aktiven Nutzung führt.
Sie möchten Ihre Kunden- und Partner-Onboarding-Prozesse schneller, transparenter und sicherer gestalten?
Wir beraten Sie gerne unverbindlich und praxisnah zu einer individuellen Lösung mit OCTO – damit Ihr Onboarding reibungslos fliesst und zum digitalen Erfolgsfaktor wird. Kontaktieren Sie uns, um zu starten oder eine Live-Demo zu vereinbaren
E-Mail info.che@tcgprocess.com