Weniger manuelle Arbeit, mehr Tempo
Reduzieren Sie manuelle Tätigkeiten und beschleunigen Sie Durchlaufzeiten – je nach Use Case häufig deutlich (bis in den Bereich 50–70 %).
OCTOidp* – Intelligent Document Processing für einfach bessere Dokumentenprozesse
Automatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung mit KI – schneller, genauer und vollständig integriert. In der Praxis lassen sich manuelle Aufwände je nach Dokumenttyp häufig deutlich reduzieren – bis hin zu Einsparungen im Bereich von 50–70 %.
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(*DocProStar)
Wenn Dokumente Prozesse bremsen, wird es teuer – und vermeidbar.
Dokumentenzentrierte Abläufe sind oft voller manueller Zwischenschritte: Daten abtippen, Rückfragen klären, Anhänge sortieren, Informationen in Fachsysteme übertragen. Das kostet Zeit, erhöht die Fehleranfälligkeit und macht es schwer, Durchlaufzeiten und Qualität stabil zu halten – besonders bei steigenden Volumen.
Kurz gesagt: Mehr Kanäle, mehr Dokumenttypen, mehr Tempo – aber zu viel Handarbeit.
OCTOidp – KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, die in Ihre Prozesse passt
OCTOidp (ehemals DocProStar) ist die etablierte IDP‑Lösung (Intelligent Document Processing) für die intelligente Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse – und ein zentraler Baustein der OCTO‑Plattform.
Die Lösung verarbeitet strukturierte und unstrukturierte Inhalte aus beliebigen Eingangskanälen, kombiniert KI mit Business Rules und integriert sich nahtlos in Ihre Fachsysteme. So werden Dokumente zuverlässig in verwertbare Geschäftsdaten und Aktionen überführt.
Geeignet für: Eingangspost, Rechnungen, Anträge, Verträge, Formulare, Lieferscheine, Schadensmeldungen – und viele weitere Dokumentarten.
Drei Schritte: Collect – Understand – Act
OCTOidp folgt einem bewährten Modell, das sich flexibel an Ihre Prozesse anpassen lässt:
Collect – Erfassen & vereinheitlichen
Erfassen Sie Dokumente aus allen Quellen: Papier, E‑Mail, Webformular, App, Scans, APIs. OCTOidp standardisiert Formate und schafft eine konsistente Basis für die Weiterverarbeitung.
Understand – Verstehen & extrahieren
KI‑gestützte Klassifikation und Datenextraktion wandeln unstrukturierte Inhalte in strukturierte Daten um – präzise, skalierbar und nachvollziehbar.
Act – Validieren & auslösen
Validierte Daten werden automatisiert an ERP, DMS, CRM oder Fachanwendungen übergeben. Business Rules steuern Entscheidungen, Freigaben, Eskalationen oder Archivierung – inklusive Protokollierung.
Branchenbenchmarks zeigen, dass IDP‑Ansätze Bearbeitungszeiten häufig um 50 % oder mehr reduzieren können
– abhängig von Dokumenttyp, Prozessdesign und Qualitätsanforderungen. [scoop.market.us]
Was macht OCTOidp leistungsfähig?
- Omni‑Channel Input & Standardisierung
Verarbeitet Informationen aus allen Eingangskanälen (E‑Mail, Scan, Mobile, Webformulare, Chat, API etc.) und normalisiert Formate für einheitliche Prozesse.
- Klassifikation & KI‑gestützte Datenextraktion
Erkennt Dokumenttypen, relevante Inhalte und extrahiert Felder – auch bei variierenden Layouts und unstrukturierten Dokumenten.
- Validierung & Human‑in‑the‑Loop
Die KI automatisiert, wo möglich – Menschen prüfen Ausnahmen, sichern Qualität und schaffen Vertrauen in die Daten.
- Flexible Integration & Prozessorchestrierung
Nahtlose Übergabe an ERP, DMS, CRM und Fachsysteme – inklusive Entscheidungslogik, Eskalationen und Prozesssteuerung (z. B. BPMN‑orientiert).
Automatisierung in Rekordzeit starten – mit OCTO Lösungen
Entdecken Sie sofort einsatzbereite Lösungen mit integrierter OCTOidp‑Technologie. Wählen Sie aus bewährten Szenarien wie Digitaler Posteingang oder Rechnungsverarbeitung – oder erstellen Sie eigene, individuelle Lösungen.
So verkürzen Sie die Bereitstellung, reduzieren den Implementierungsaufwand und erzielen schneller messbare Ergebnisse.
Lösungen entdecken
Warum OCTOidp wählen? Ihre Vorteile auf einen Blick
Prozesskontrolle & Transparenz
Monitoring, Audit Trails und Reporting sorgen für vollständige Nachvollziehbarkeit und unterstützen Compliance-Anforderungen.
Low-/No-Code Modellierung
Prozesse per Drag & Drop gestalten – für schnellere Umsetzung und effiziente Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT.
Weniger Fehler & Nacharbeit
Automatisierte Extraktion und Validierung senken Fehlerquoten und minimieren manuelle Korrekturen – für höhere Datenqualität und weniger Rework.
OCTO – End‑to‑End Prozessautomatisierung
OCTO ist die zentrale Plattform für durchgängige End‑to‑End‑Prozessautomatisierung. Sie verbindet intelligentes Input‑Management, KI‑gestützte Verarbeitung und flexible Prozess‑Orchestrierung in einer einheitlichen Architektur. Alle Komponenten arbeiten nahtlos zusammen und ermöglichen es, Geschäftsabläufe konsistent zu steuern und effizient zu optimieren. Dank modularer Struktur lassen sich Funktionen gezielt erweitern und an individuelle Anforderungen anpassen. Offene Schnittstellen sorgen für die einfache Integration bestehender Systeme. So schafft OCTO eine skalierbare, transparente Grundlage für die nachhaltige digitale Transformation Ihres Unternehmens.
OCTOai – Künstliche Intelligenz sicher steuern
OCTOai bringt künstliche Intelligenz als nativen Bestandteil in Ihre End‑to‑End‑Prozesse. KI‑Services wie Machine‑Learning‑Modelle oder generative KI laufen nicht isoliert, sondern prozessintegriert, nachvollziehbar und zielgerichtet innerhalb orchestrierter Abläufe. Ihre Automatisierung bleibt dabei flexibel: Je nach Aufgabe können verschiedene KI‑Anbieter oder eigene Modelle genutzt und bei Bedarf jederzeit ausgetauscht werden (Multi‑Model‑Flexibilität). Eingebaute Governance sorgt für Validierung gegen Regeln und Stammdaten sowie für menschliche Überprüfung bei Unsicherheiten. So ermöglicht OCTOai vertrauenswürdige KI in der Skalierung – mit der Transparenz und Kontrolle, die Ihr Unternehmen benötigt.
OCTOagent – Vernetzte Automatisierung
OCTOagent ist die intelligente Verbindungsschicht innerhalb von OCTO, die Menschen, Legacy‑Systeme und moderne Anwendungen nahtlos in Ihren Prozessen zusammenführt. Statt auf isolierte Desktop‑Skripte oder klassische RPA‑Tools zu setzen, werden manuelle Tätigkeiten und Systemaufrufe als agentengestützte Schritte direkt in den End‑to‑End‑Workflow integriert. Jede Aktion erfolgt damit im Rahmen eines zentral gesteuerten Prozesses – für höhere Geschwindigkeit, weniger Medienbrüche und vollständige Kontrolle. Typische Einsatzszenarien sind die Einbindung von User‑Interaktionen (z. B. Prüfungen, Freigaben) sowie das Einspielen von Daten in Drittsysteme – flexibel, transparent und ohne Programmierung.
Möchten Sie die dokumentenzentrierten Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren?
Erleben Sie Intelligent Document Processing in Aktion: Fordern Sie jetzt eine unverbindliche Demo von OCTOidp an und sehen Sie selbst, wie KI-gestützte Dokumentenverarbeitung Ihre Geschäftsabläufe effizienter, genauer und einfacher macht. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne zu Ihrem Einstieg in die Zukunft der Dokumentenautomation.
Wir analysieren Ihre Situation unverbindlich.
E-Mail info.che@tcgprocess.com
FAQs zum Thema OCTOidp
Intelligent Document Processing (IDP) ist eine Technologie zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten mit Hilfe von künstlicher Intelligenz.
Dabei werden Informationen aus unterschiedlichsten Dokumenttypen – wie Rechnungen, E‑Mails, PDFs oder Formularen – automatisch erfasst, klassifiziert, verstanden und in strukturierte Daten umgewandelt.
Im Unterschied zur klassischen OCR geht IDP einen Schritt weiter:
Die Lösung erkennt Inhalte im Kontext, extrahiert relevante Datenfelder und übergibt diese direkt an nachgelagerte Systeme wie ERP, DMS oder CRM.
Zusätzlich lassen sich Validierungsregeln, Workflows und Entscheidungslogiken integrieren, sodass aus Dokumenten automatisierte Geschäftsprozesse entstehen – von der Erfassung bis zur finalen Weiterverarbeitung.
Das Einsparpotenzial hängt stark von Ihrem konkreten Anwendungsfall ab – insbesondere von Dokumenttyp, Datenqualität und dem aktuellen Automatisierungsgrad.
In vielen Projekten zeigen sich jedoch deutliche Effizienzgewinne:
Branchenbenchmarks und Studien nennen häufig Zeitersparnisse von 50 % oder mehr, in optimierten Szenarien auch im Bereich von 50–70 %. [sci-tech-today.com], [scoop.market.us]
Besonders gross ist das Potenzial bei:
hohen Dokumentenvolumen
vielen manuellen Eingaben oder Medienbrüchen
standardisierten Prozessen wie Rechnungsverarbeitung oder Posteingang
Wichtig ist: Die tatsächliche Einsparung ergibt sich erst im Kontext Ihres Prozesses. Deshalb empfiehlt sich eine konkrete Analyse auf Basis eines Pilot- oder Use Cases.
Die Qualität der extrahierten Daten wird über mehrere Mechanismen sichergestellt:
- Validierungsregeln & Plausibilitätsprüfungen
Daten werden automatisch gegen definierte Regeln geprüft (z. B. Beträge, Formate, Abhängigkeiten) - KI-basierte Qualitätssicherung
Modelle erkennen Unsicherheiten und markieren potenzielle Abweichungen - Human-in-the-Loop
Kritische oder unklare Fälle werden gezielt zur manuellen Prüfung weitergeleitet - Kontinuierliches Lernen
Korrekturen fliessen in die Verbesserung der Modelle ein
So entsteht ein kontrollierter Prozess, der Automatisierung und Qualität optimal kombiniert. In der Praxis lassen sich Fehlerquoten durch IDP oft deutlich reduzieren. [scoop.market.us]
Ja. OCTOidp ist speziell darauf ausgelegt, unterschiedliche Dokumenttypen und Layouts zu verarbeiten – von strukturierten Formularen bis hin zu vollständig unstrukturierten Inhalten.
Dazu gehören unter anderem:
- E‑Mails und Freitextdokumente
- gescannte PDFs und Bilder
- Verträge oder Korrespondenz
- halbstrukturierte Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine
Die integrierte KI erkennt Zusammenhänge, identifiziert relevante Inhalte und extrahiert die benötigten Daten – auch wenn Format und Aufbau variieren.
Das ist besonders wichtig, da ein grosser Teil der Unternehmensdaten unstrukturiert vorliegt und mit klassischen Ansätzen nur schwer automatisierbar ist.
Weiterlesen: OCTOai Studio
Die Einführungsdauer hängt vom Umfang und der Komplexität des geplanten Use Cases ab.
Für standardisierte Szenarien – wie z. B. Posteingang oder Rechnungsverarbeitung – kann der Einstieg deutlich beschleunigt werden, insbesondere durch den Einsatz von vorkonfigurierten Accelerators.
Typische Einflussfaktoren sind:
- Anzahl und Komplexität der Dokumenttypen
- Integrationen in bestehende Systeme
- gewünschte Automatisierungstiefe
- Datenqualität und Trainingsaufwand
Ein bewährtes Vorgehen ist ein schrittweiser Einstieg mit einem klar abgegrenzten Pilotprozess. So werden erste Ergebnisse schnell sichtbar und die Lösung kann gezielt ausgebaut werden.
OCTOidp ist die Weiterentwicklung von DocProStar und die neue Produktbezeichnung innerhalb der OCTO‑Plattform.
Bestehende Funktionalitäten wurden dabei nicht nur übernommen, sondern gezielt erweitert – insbesondere im Bereich:
- KI-gestützte Verarbeitung
- Integration und Orchestrierung
- Low-/No-Code-Modellierung
- Plattformintegration innerhalb von OCTO
Für bestehende Kunden bedeutet dies Kontinuität, kombiniert mit neuen Möglichkeiten und einer klaren strategischen Weiterentwicklung der Lösung.
OCR (Optical Character Recognition) beschreibt primär die Texterkennung – sie wandelt gedruckten Text in digitale Zeichen um. RPA (Robotic Process Automation) automatisiert regelbasierte Klick-Prozesse in Software (z.B. Dateneingaben), arbeitet aber meist nur mit strukturierten Input-Daten. IDP geht deutlich weiter: Es kombiniert OCR-Technologie mit KI (z.B. Machine Learning/NLP) und Prozessintegration, um unstrukturierte Dokumente zu verstehen. Beispiel: OCR kann aus einer PDF-Rechnung die Wörter erkennen, IDP hingegen klassifiziert die Dokumentart („Rechnung“ vs. „Vertrag“), extrahiert Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und übergibt diese an Ihr ERP – alles automatisch. RPA wiederum könnte den Prozess ergänzen, indem es erkannte Daten in eine Anwendung einträgt; aber ohne IDP wüsste eine RPA nicht, was sie aus einem unstrukturierten Dokument ablesen soll. Kurz: IDP = OCR + KI + Orchestrierung, während klassische OCR nur liest und RPA nur fest programmierte Abläufe auf vorhandenen Daten ausführt. Mit IDP erhalten Sie die nötige “Intelligenz” in der Dokumentenverarbeitung, die OCR und RPA allein nicht bieten
OCTOidp ist für die nahtlose Integration in Ihre IT‑Landschaft konzipiert. Über offene Schnittstellen – insbesondere eine REST-API – kann die Plattform Daten aus bestehenden Systemen übernehmen und Ergebnisse direkt zurückspielen.
Die Anbindung erfolgt typischerweise an ERP-, DMS- oder CRM-Systeme. Extrahierte Daten werden dabei automatisiert per API, Webservice oder in standardisierten Formaten wie XML oder JSON übergeben.
Zusätzlich stehen weitere Integrationsoptionen wie Datenbank-Konnektoren, Dateischnittstellen oder die Einbindung von RPA zur Verfügung. So lässt sich OCTOidp flexibel in nahezu jede Systemumgebung integrieren – unabhängig davon, ob On-Premise oder in der Cloud.