Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format:
Gesetzeskonform und sicher mit DocProStar.Invoice
Elektronische Rechnungen haben in der Schweiz bereits eine mehr als 20-jährige Geschichte. Seit 2020 empfiehlt der Bund die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats auf Basis von ZUGFeRD oder Factur-X, wie sie auch in der EU und insbesondere in Deutschland weit verbreitet sind. Diese Formate kombinieren ein PDF/A als visuell gut lesbare Darstellung für Menschen mit einer eingebetteten XML-Datei, die für Maschinen verarbeitbar ist. Damit eignen sie sich ideal für automatisierte, digitale Rechnungsprozesse.
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Warum ZUGFeRD für Schweizer Unternehmen immer relevanter wird
ZUGFeRD ist ein standardisiertes, hybrides Rechnungsformat, das alle für eine elektronische Rechnung notwendigen Informationen strukturiert und normenkonform abbildet. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- PDF/A als visuell lesbare Repräsentation
- XML-Struktur nach EN 16931 für automatisierte Verarbeitung
- Einheitlichkeit und Kompatibilität im internationalen Austausch
- Hoher Grad an Automatisierbarkeit und Compliance-Sicherheit
Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren möchten, profitieren besonders: Da immer mehr Geschäftspartner in Deutschland und der EU elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD oder Factur-X versenden, steigt die Bedeutung dieses Formats auch in der Schweiz – insbesondere für Unternehmen mit internationalen Liefer- und Leistungsbeziehungen.
Neues BMF-Schreiben zum E-Rechnungspflichtstart in Deutschland (15.10.2025)
Mit Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung in Deutschland ab 1. Januar 2025 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern steigen die Anforderungen an Formatqualität, inhaltliche Richtigkeit und Compliance.
Das aktuelle Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) definiert drei entscheidende Fehlerklassen, die Unternehmen kennen und prüfen müssen:
1. Formatfehler
Die eingereichte E-Rechnung entspricht nicht den zulässigen Syntaxen oder erlaubt keine vollständige Extraktion der Pflichtfelder.
2. Geschäftsregelfehler (Business Rules)
Verstösse gegen logische Abhängigkeiten der Daten, beispielsweise fehlende Pflichtfelder, widersprüchliche Summen oder fehlerhafte Referenzen.
3. Inhaltsfehler
Umsatzsteuerlich relevante Fehler wie falsche Steuersätze, unvollständige Leistungsdaten oder fehlende Identifikationsmerkmale.
Diese Fehlerklassen sind nicht nur in Deutschland relevant. Durch die Harmonisierung mit EN 16931 und die zunehmende Verbreitung von ZUGFeRD/Factur-X betreffen sie auch Schweizer Unternehmen, die elektronische Rechnungen aus dem EU-Raum empfangen oder dorthin versenden.
Wie DocProStar.Invoice unterstützt – sichere und automatisierte Verarbeitung
DocProStar.Invoice ist eine intelligente Lösung zur automatisierten und gesetzeskonformen Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Sie deckt alle relevanten Validierungsstufen ab:
Formatvalidierung
Prüfung der XML-Daten gegen ZUGFeRD- und Factur-X-Spezifikationen. Formatfehler werden automatisch erkannt und markiert.
Business-Rule-Checks
Logische und regelbasierte Prüfung aller Pflichtangaben. Fehlende oder widersprüchliche Werte werden identifiziert und strukturiert gemeldet.
Inhaltsprüfung
Erweiterte Validierung um steuerrechtlich relevante Angaben: Steuersätze, Beträge, Leistungsdaten sowie weitere Pflichtfelder.
Automatisierte Workflows
Fehlerhafte Rechnungen werden automatisch in den entsprechenden Prozess geleitet. Rückweisungen, Korrekturanfragen und Prüfprozesse lassen sich vollständig automatisieren.
Compliance-Sicherheit
Alle Validierungsberichte werden revisionssicher archiviert und dienen als rechtssicherer Nachweis gegenüber Finanzbehörden – in der Schweiz wie auch im EU-Raum.
Praxis-Tipp für Schweizer Unternehmen
Für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist ZUGFeRD ideal, da es in Deutschland und vielen weiteren EU-Ländern Standard ist. Mit DocProStar.Invoice stellen Sie sicher, dass sowohl schweizerische als auch grenzüberschreitende elektronische Rechnungen korrekt, effizient und vollständig compliant verarbeitet werden.
Fazit
Die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland und die zunehmende europäische Harmonisierung sind eine Chance für Schweizer Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren und zu automatisieren.
Mit ZUGFeRD und DocProStar.Invoice verfügen Sie über eine leistungsfähige Kombination für eine sichere, effiziente und gesetzeskonforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen – heute und in Zukunft.
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